Política de Tratamiento de Datos Personales

¿Quién es el responsable del tratamiento?

NOJAU S.A.S. es la persona jurídica responsable del tratamiento de los datos personales que describe esta política cuando actúa en nombre propio. Su identificación completa, domicilio y canales de atención se encuentran al final del documento.

¿A quiénes aplica esta política?

Esta política aplica a tres grupos de titulares:

• Visitantes y prospectos: personas que navegan en nuestro sitio web, completan formularios de contacto, solicitan una demo o se comunican con nosotros por cualquier canal.
• Clientes y sus representantes: personas naturales que contratan servicios de nojau en nombre propio o representan a una persona jurídica, así como los usuarios administrativos que dichas personas designan para operar la plataforma.
• Titulares cuyos datos son tratados por cuenta de un Cliente: personas naturales, por ejemplo los usuarios finales que reciben mensajes de WhatsApp enviados a través de la plataforma, los compradores de un comercio conversacional o quienes interactúan con el agente conversacional, cuyos datos personales gestiona el Cliente mediante los servicios de nojau. En estos casos el Cliente actúa como responsable del tratamiento y nojau como encargado, y el detalle de finalidades y bases legales se rige por la política de privacidad del propio Cliente.

Definiciones

Para efectos de esta política se aplican las definiciones de la Ley 1581 de 2012. Se entiende por dato personal cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada; por tratamiento cualquier operación sobre datos personales como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión; por titular la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento; por responsable quien decide sobre el tratamiento; y por encargado quien trata los datos por cuenta del responsable.

¿Qué datos personales tratamos?

Dependiendo de cómo te relaciones con nojau, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

Visitantes y prospectos

Tratamos datos de identificación y contacto (nombre, correo electrónico, número de teléfono, empresa a la que perteneces, cargo) y el contenido de las comunicaciones que envías voluntariamente a través de nuestra página web.

Clientes y sus Usuarios administrativos

Tratamos datos de identificación y contacto de personas naturales vinculadas al contrato (representantes legales, contactos comerciales, usuarios de la plataforma), datos de facturación y pago, incluyendo los necesarios para validar transacciones a través de nuestros proveedores, credenciales de acceso a la plataforma, registros de uso y comunicaciones de soporte.

Datos tratados por cuenta de un Cliente

Cuando actuamos como encargados del tratamiento por cuenta de un Cliente, los datos que tratamos son definidos exclusivamente por el Cliente. Pueden incluir datos de identificación, contacto, datos de comportamiento comercial, historial de conversaciones en WhatsApp, datos transaccionales y, en general, cualquier dato que el Cliente decida gestionar a través de los servicios contratados. En estos casos nojau no determina las finalidades ni los medios del tratamiento: los define el Cliente.

Datos sensibles

nojau no solicita ni trata categorías especiales de datos personales (datos sensibles como salud, orientación sexual, ideología, datos biométricos o de menores de edad), salvo cuando el Cliente los carga deliberadamente a la plataforma para una finalidad específica, en cuyo caso el Cliente declara contar con la autorización expresa del titular y las bases legales adicionales que correspondan.

¿Para qué tratamos tus datos y bajo qué base legal?

Como responsable, tratamos los datos de visitantes, prospectos, Clientes y sus Usuarios administrativos para las siguientes finalidades, según corresponda:

• Atender consultas, solicitudes de demo, cotizaciones y cualquier comunicación que nos hagas llegar por nuestros canales.
• Gestionar la relación comercial y contractual: elaborar y cumplir propuestas, contratos, facturación y cobranza.
• Operar, mantener y mejorar la plataforma, incluyendo autenticación, soporte técnico, monitoreo de seguridad y prevención de fraude.
• Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales y regulatorias.
• Enviar información comercial, novedades de producto y contenido educativo cuando exista autorización previa y expresa del titular, o cuando exista relación contractual vigente y la comunicación esté relacionada con el objeto del contrato, conforme al artículo 5 del Decreto 1377 de 2013.
• Conservar evidencia de las interacciones para fines de auditoría y resolución de disputas.

Bases legales que sustentan estos tratamientos: Las bases legales que sustentan estos tratamientos son, según el caso: la ejecución de un contrato o de medidas precontractuales, el cumplimiento de una obligación legal, el consentimiento del titular para finalidades que lo requieran, particularmente para envíos de mercadeo y para cookies no estrictamente necesarias, y el interés legítimo de nojau en operar y proteger la integridad de la plataforma, siempre ponderado frente a los derechos del titular.

Como encargado, tratamos los datos por cuenta del Cliente, exclusivamente para prestar los servicios contratados y según las instrucciones que el Cliente imparta en el contrato, la configuración de la plataforma y la presente política.

Tratamiento por cuenta de nuestros Clientes

Cuando un Cliente utiliza nojau para gestionar datos personales de sus propios clientes o usuarios finales, la relación se rige por estas reglas: el Cliente es el responsable del tratamiento y, por tanto, debe obtener las autorizaciones necesarias de sus titulares, definir sus finalidades, atender las consultas y reclamos de sus titulares y cumplir las demás obligaciones que le correspondan como responsable.

El rol de nojau como encargado

nojau actúa como encargado del tratamiento y trata los datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente, los servicios contratados y la presente política. Está prohibido para nojau usar esos datos para finalidades propias, divulgarlos a terceros no autorizados o conservarlos más allá de lo necesario para cumplir el encargo.

Ejercicio de derechos por titulares tratados por un Cliente

Cuando un titular de estos datos quiera ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización, deberá dirigir su solicitud al Cliente que actúa como responsable. nojau apoyará al Cliente en la atención de estas solicitudes dentro de los plazos y condiciones acordados contractualmente, pero no atenderá directamente al titular salvo mandato expreso del Cliente o requerimiento de autoridad competente.

Transferencia y transmisión de datos a terceros

Para prestar los servicios, nojau comparte datos personales con un número limitado de terceros que actúan como encargados o subencargados del tratamiento, bajo acuerdos que imponen obligaciones equivalentes a las descritas en esta política y conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Entre ellos se encuentran:

• Meta Platforms Limited / WhatsApp. Proveedor de la infraestructura de mensajería a través de la cual se entregan difusiones, se gestionan conversaciones y operan los flujos de comercio conversacional.
• OpenAI Ltd.. Proveedor de los modelos de inteligencia artificial que utiliza el agente conversacional de la plataforma. Los datos enviados a estos modelos se procesan conforme a las condiciones del proveedor y pueden involucrar infraestructura ubicada fuera de Colombia.
• Proveedores de infraestructura y nube. Alojan la plataforma, bases de datos, copias de seguridad y servicios de monitoreo, incluyendo proveedores con data centers en Estados Unidos y otras regiones.

Seguridad de la información

nojau implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida accidental, alteración, destrucción o divulgación indebida. Cuando ocurra un incidente que afecte materialmente la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales, nojau informará a los titulares y a la autoridad de control conforme a los plazos y criterios establecidos por la regulación aplicable.

¿Por cuánto tiempo conservamos tus datos?

Los datos personales tratados como responsable se conservan por el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recopilados.

Los datos tratados como encargado por cuenta del Cliente se conservan mientras esté vigente el contrato y, una vez terminado, durante el plazo razonable necesario para cumplir obligaciones legales y atender contingencias, salvo instrucción expresa del Cliente de suprimirlos antes.

Menores de edad

Los servicios de nojau están dirigidos a personas naturales mayores de edad en el ejercicio de actividades comerciales lícitas. Los servicios no están diseñados para tratar de forma directa datos de menores de edad. Cuando por instrucción de un Cliente la plataforma trate datos de menores en el marco de un proceso de formación o entrenamiento, el Cliente declara contar con la autorización del representante legal del menor y con las bases legales específicas que exija la regulación aplicable, en particular la Ley 1098 de 2006 y las normas que la complementen.

Modificaciones a esta política

nojau puede modificar esta política para reflejar cambios normativos, operativos o de servicios. La versión vigente estará siempre publicada en nuestro sitio web con la fecha de actualización.

Contacto

Si tienes preguntas sobre esta Política de Tratamiento de Datos Personales, puedes comunicarte con nosotros a través de los siguientes canales:

• Correo: hola@nojau.co
• WhatsApp: +57 305 441 0724
• Razón social: NOJAU S.A.S. — Colombia